El cofundador de Apple, Steve Jobs (1955-2011), inspiró un pequeño manual de 6 tips a tener en cuenta para lograr que las reuniones de trabajo sean más eficaces.
Años después de sus recomendaciones, la necesidad de regular las reuniones o videoconferencias urge con más presencia que nunca.
Se ha comprobado que el exceso de las “meetings”, pueden llegar a aumentar el estrés y disminuir la motivación de sus asistentes, ya que se trata de encuentros poco elaborados, muy protocolares y muchas veces carentes de contenido valioso.
Estos son los 6 tips de Steve Jobs para las reuniones laborales:
- Mantener la lista de invitados corta (tres a cinco personas)
Esta máxima se refiere a la probabilidad de productividad del encuentro en relación a la cantidad de asistentes.Además, la importancia de saber con antelación cuál será el rol o papel de cada persona en la reunión.Si creen que no pueden o no quieren contribuir, Jobs opina que quizás no deberían participar, pero sí ser informados sobre lo hablado y decidido.
- Mantener la agenda breve (no más de tres puntos)Cuidar el tiempo individual y colectivo.
Asegurarse de que los tres puntos estén conectados con el objetivo madre de la reunión.
- Mantener un límite de duración (no más de 30 minutos)Se refiere a la capacidad de atención y concentración plena del ser humano, para no forzar este punto, propone mantener reuniones concisas.
Un punto a sumar en esto es agrupar la información a brindar de manera llevadera y digerible, en fragmentos de uno a dos minutos. Para ello, puede ayudar el punteo o ensayo previo de los discursos.
- Preguntarse: ¿Esta reunión requiere comentarios de otros o es solo informativa?
- Preguntarse: Si necesito comentarios / sugerencias, ¿una reunión es una forma más eficaz de obtenerlos que un mensaje o un correo electrónico?
- Y por último, preguntarse: ¿Una reunión proporcionaría algo que un correo electrónico o mensaje no proporcionaría?